on doit nos couvrir, assurer un disponibilite, puis les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue De surcroi®t qui plus est dans celle de l’archivage a valeur probatoire.
Que faut-il archiver ? Combien de temps libre ?
En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations paraissent au fait des enjeux du records management. Il convient penser que votre terme anglo-saxon n’a jamais vraiment ete adopte, surtout avec les PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire tout simplement de gestion electronique des documents Afin de designer un concept precis de conservation des precisions. «Le records management, c’est l’archivage de l’integralite des documents d’entreprise qui peuvent Realiser office de preuve et, votre, pendant 1 delai reglementaire impose par le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais il y a tres peu de questions a se poser, on parle reellement d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. Il y a, a votre moment-la, une vraie demarche encadree via les normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a la gestion des documents engageants Afin de l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi les petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de cette notion, quand elles ne l’ignorent bien seulement jamais ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers sont au sein des armoires et les documents electroniques en ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont d’une valeur, puis les confie dans bon nombre de cas aux experts-comptables : ils font de fait une certaine forme d’externalisation, 1 systeme qui s’est foutu naturellement en place en dehors d’une zone de gouvernance de ces responsables», observe Olivier Detour.
J’ai sauvegarde, adversaire du records management
«Dans une grosse entreprise, un projet de records management reste formule de facon politique, on 
parle gestion des dangers, archivage, on definit des objectifs Afin de nos utilisateurs, a travers une vision reellement orientee services», explique pour sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise via l’operationnel, on s’interroge via l’apport d’un systeme d’archivage d’un avis pratique : en tant qu’editeur, notre discours ne porte alors plus la reduction des risques mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management permettra d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo puisqu’il ne automobile aucune notions royal. Dans cette categorie d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. On doit persuader que J’ai mise en place d’un systeme d’archivage degage environ ressources Afin de la GED tout en centralisant les operations de conservation.»
« Mes outils de records management ne font pas la politique d’archivage mais se mettent a le service. » Noureddine Lamriri, Ever Team
Alors que le constat d’infobesite fait l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des informations. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les entreprises sont Sans compter que en plus confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, et de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des precisions). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires Afin de lesquelles elles seront parfois mal informees et en gali?re organisees».
A travers le record management, ces entreprises cherchent a orchestrer Notre conservation de documents qu’elles veulent i?tre capable de reutiliser ulterieurement, autrement dit des documents archives. L’ensemble des documents ne semblent nullement toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement aux documents de preuve et de gestion Afin de un detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.
Un systeme de records management repose sur les outils fournis par une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), et valides par des normes dont l’element central reste l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels une solution, des fonctions qui permettent de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. Le tout reste cadre par un referentiel de conservation, une brique qui vise a garantir une agreable gouvernance des records geres via l’application. Ce referentiel identifie toutes les activites d’une firme sous le prisme des departements (RH, comptabilite, finances, etc.), ainsi, fournit Afin de chaque departement une liste des differentes typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Les regles ainsi definies sont automatiquement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.
« Un document archive n’est nullement fond, mais constitue au contraire une richesse accessible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa
«Dans le records management, il y a deux belles etapes, la realisation et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president d’une Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage et de l’Archivage. «La toute premiere commence des la conception du document et consiste a renseigner les conditions de la conservation de ce document une fois qu’il doit etre archive. Depuis des le depart une prise en compte du cycle de vie de l’information, pour permettre au document d’evoluer dans le temps libre. Aujourd’hui le commentaire archivage n’est plus vraiment approprie, le terme de conservation securisee de informations numeriques reste plus adapte : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on est face a votre systeme d’information ? De pouvoir retrouver votre ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier votre flux d’informations tout en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on est capable de i?tre capable de verifier fort facilement un caractere authentique, leur origine et un integrite».